วิชาวางแผนการทำงาน ฉบับ มานาบุ มิซุโนะ เจ้าของไอเดียหมีคุมะมง

งานล้นมือ เบื่อเจ้านาย ลูกค้าโวยวาย ไม่มีกะจิตกะใจจะตั้งเป้าหมายไว้พุ่งชนต่อ ชีวิตมนุษย์ออฟฟิศมันช่างยุ่งเหยิงจนไม่รู้ต้องเริ่มจัดการจากตรงไหนดี… นี่เป็นเพียงเสี้ยวเล็กๆ ในร้อยพันปัญหาที่เหล่ามนุษย์คนทำงานต่างก็ต้องเคยเจอะเจอ และหากคุณกำลังมองหาตัวช่วยให้การทำงานให้ดีขึ้นในทุกๆ ด้าน ลองใช้กุญแจสำคัญอย่าง วิชาวางแผนการทำงาน ฉบับ มานาบุ มิซาโนะ ครีเอทีฟไดเรกเตอร์และครีเอทีฟคอนซัลแทนต์ชาวญี่ปุ่น ผู้มีผลงานจับตาอย่างเจ้ามาสคอตหมีดำ คุมะมง ทูตการท่องเที่ยวของจังหวัดคุมาโมโตะ และเจ้าของหนังสือขายดีประจำชาวออฟฟิศอย่าง  วิชาวางแผนการทำงาน สิ่งสำคัญที่ไม่มีใครเคยสอน

ที่เราบอกว่า วิชาวางแผนการทำงาน ฉบับ มานาบุ มิซาโนะ เป็นกุญแจสำคัญเพราะสำหรับมานาบุแล้ว การวางแผนการทำงาน ไม่เพียงแต่เป็นทักษะที่ช่วยให้การทำงานราบรื่นหรือสำเร็จ แต่ การวางแผนการทำงาน ที่ดียังสามารถเปลี่ยนความคิด ปรับมุมมองที่เรามีต่องานไปในทิศทางที่ดี และทำให้ชีวิตดีขึ้นตามไปด้วย มานาบุมีวิธีวางแผนการทำงานอย่างไร และการวางแผนงานจากมุมมองของครีเอทีฟไดเรกเตอร์จะแตกต่างจากมนุษย์ออฟฟิศทั่วอย่างไร Sarakadee Lite ขอหยิบเทคนิค 10 เคล็ดลับวิชาวิชาวางแผนการทำงาน ฉบับ มานาบุ มิซุโนะ มาฝากกัน

1. ไปถึงจุดหมายด้วยจินตนาการ

การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนมักถูกบรรจุอยู่ในทุกตำรา แต่ในฉบับของมานาบุ การตั้งเป้าหมาย ไม่ได้เอาความสำเร็จเป็นตัวตั้ง แต่เป้าหมายของมานาบุประกอบไปด้วย “จินตนาการ” และ “ความสงสัย” เมื่อทราบสิ่งที่ต้องการ มานาบุจะใช้วิธีการคิดแบบ Top Down นั่นคือการคิดจินตนาการถึงภาพสุดท้ายของสิ่งที่ทำอยู่ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นโบนัส เงิน หรือความสำเร็จของชีวิต จากนั้นเขาจะตรวจสอบดูด้วยความสงสัยให้แน่ใจว่าหากทำตามที่สิ่งคิดไว้ จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการจริง ๆ หรือเปล่า แล้วทำไมถึงเป็นเช่นนั้น

เขาได้กล่าวถึงตัวช่วยในการกำหนดจุดหมายเอาไว้ 2 สิ่งนั่นคือ “การคิดให้เป็นภาพ” และ “ความตรงไปตรงมา” เขามักประกอบไอเดียของเป้าหมายด้วยการค้นหารูปภาพเสมือนจริงในกูเกิล หรือการเทียบกับสิ่งที่ใกล้เคียงกับผลลัพธ์ที่ต้องการเพื่อทำให้เป้าหมายมีความชัดเจน ด้วยเหตุผลที่ว่าภาพมักให้รายละเอียดที่มากกว่าคำพูด และเมื่อมีภาพเป้าหมายที่ชัดเจนออกมาแล้ว ให้สวมบทบาทเป็นกลุ่มเป้าหมายของโปรเจกต์นั้นอย่างถึงที่สุด หรือเรียกได้ว่าเป็นการถอยออกมาจากจุดที่ตัวเองอยู่สักระยะเพื่อมองภาพนั้นในฐานะคนธรรมดาอย่างตรงไปตรงมาให้แน่ใจอีกสักที ซึ่งมานาบุกล่าวว่าการมีเป้าหมายที่ชัดเจนในลักษณะนี้ จะทำให้ขั้นตอนทุกอย่างที่จะเดินไปสู่เป้าหมายถูกกำหนดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ

2. ทำให้เป็นรูทีน 

แม้แป็นฝ่ายครีเอทีฟ แต่ดูเหมือนว่ามานาบุจะชอบทำอะไรให้เป็นรูทีน (routine) อยู่เสมอ การทำให้เป็นรูทีน หรือการทำทุกอย่างอย่างมีขั้นตอน แบบแผน อาจฟังดูเป็นวงจรที่น่าเบื่อ แต่มานาบุเห็นว่าเป็นวิธีที่ทำให้เกิดความยืดหยุ่นและมีพื้นที่ความคิดสำหรับสิ่งใหม่ ๆ มากขึ้น การทำให้เป็นรูทีน ทำให้เราสามารถทำสิ่งนั้นได้อย่างมีแบบแผนซึ่งจะช่วยรักษาจังหวะในการทำงานและคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นได้ รวมถึงทำให้มีขั้นตอนที่เราต้องตัดสินใจน้อยลง ต้องเลือกน้อยลง ทำให้เรามีสมาธิและใช้พลังงานไปกับสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น 

3. คอนเซ็ปต์คือผู้ตรวจสอบ

การกำหนดคอนเซ็ปต์ถือเป็นเรื่องสามัญที่คนทำงานต้องทำ เพราะทำให้เราสามารถมองเห็นกรอบของภาพรวม โดยเฉพาะกับการทำงานเป็นทีม คอนเซ็ปต์จะช่วยกำหนดทิศทางให้ดำเนินไปในจุดมุ่งหมายเดียวกันได้ ซึ่งหลังจากกำหนดแล้วสิ่งสำคัญคือการมองย้อนกลับไปที่คอนเซ็ปต์แล้วพิจารณาดูว่าเรามาถูกทางแล้วหรือไม่ 

4. กำหนดสิ่งที่ไม่ต้องทำ

การวางแผนการทำงาน ต้องเริ่มต้นจากการหาข้อมูล แน่นอนว่าการฟังเรื่องราวจากหลายมุมมองและรับข้อมูลในหลาย ๆ ด้านได้ยิ่งดี แต่การมองในรายละเอียดที่ยิบย่อยเกินไปก็อาจส่งผลเสียทำให้เราหลงทางได้เหมือนกัน มานาบุจึงกล่าวถึงการเกลาหรือการจับประเด็นสำคัญในข้อมูลพื้นฐานที่มีก่อน เมื่อรู้สึกว่าจับจุดได้แล้วจึงค่อยใส่รายละเอียดในส่วนที่จำเป็นลงไป การกำหนดสิ่งที่ไม่ต้องทำจึงจำเป็นพอ ๆ กับสิ่งที่ต้องทำ

5. รักษาเวลาเป็นกฎเหล็ก

มานาบุกล่าวว่า เวลา คือสิ่งที่เขาให้ความสำคัญที่สุด และเส้นตายแปลว่าต้องทำเสร็จแล้ว หากงานใดไม่มีเส้นตายให้สมมติขึ้นมาเอง ซึ่งคำว่า เร็วที่สุด ถือเป็นคำที่เสี่ยงมากสำหรับเขา เพราะเร็วที่สุดสำหรับแต่ละคนไม่เท่ากัน จึงไม่ควรใช้คำพูดที่ไม่ระบุหน่วย แต่ควรกำหนดให้ชัดเจนไปเลยว่าวันไหน เวลาใด 

ไม่เท่านั้นหลังจากยืนยันเส้นตายของงานแน่นอนแล้ว มานาบุแนะนำว่าให้กำหนด “เส้นตายล่วงหน้า” ไว้ในใจด้วยประมาณ 1 สัปดาห์ เพราะอาจมีเหตุขัดข้องหรือต้องแก้ไขเข้ามาแทรก 

แต่ถึงอย่างนั้นต้องกาดอกจันเอาไว้ด้วยว่า อย่าเผื่อเวลาเยอะเกินไปเพราะอาจทำให้กลายเป็นผลเสีย แบบเดียวกับเคสการตั้งนาฬิกาปลุกที่พบเจอกันอยู่บ่อย ๆ ในชีวิตประจำวัน เช่น การต้องตื่นเจ็ดโมงแล้วเราตั้งไว้นาฬิกาปลุกล่วงหน้าไว้ 1 ชั่วโมงเพราะกลัวตื่นสาย สุดท้ายแล้วเราจะรู้สึกว่า เหลือเวลาอีกตั้ง 1 ชั่วโมง จึงนอนต่อแล้วตื่นสายในที่สุด ด้วยเหตุนี้จึงอย่าเผื่อเวลาไว้เยอะจนเกินไป

6. ใส่งานลงไปในกล่องเวลา

ไม่ว่าจะเป็นงานใดก็ตาม มานาบุแนะนำให้นึกภาพของ “กล่องเวลา” เอาไว้เสมอ ด้วยการกำหนดกล่องเวลาในขนาดต่าง ๆ เอาไว้ เช่น 1 สัปดาห์ 1 เดือน หรือ 1 ปี เพื่อนำโปรเจกต์ที่เราต้องทำใส่ลงไปให้ถูกขนาดของกล่อง ด้วยการคิดคำนวณว่าโปรเจกต์ที่ถืออยู่คืออะไรและมีปริมานแค่ไหน และให้ยึดหน่วยของงานเป็นเวลาไม่ใช่ความยากง่าย ขั้นตอนนี้หากเรายิ่งคิดจินตนาการภาพสุดท้ายได้ชัดเจนมากเท่าไรเราก็จะคาดการณ์ขนาดของกล่องเวลาได้แม่นยำขึ้น

เทคนิคอีกข้อของมานาบุคืออย่าใส่งานในกล่องเวลาจนแน่นเกินไป เช่น เราคาดว่างานนี้ใช้เวลา 1 ชั่วโมง ให้ใส่ลงไปในกล่องเวลาที่ใหญ่กว่าอีกหน่อยคือ 1 ชั่วโมง30 นาที เผื่อไว้สำหรับการรบกวนจากภายนอกหรือปัญหาของตัวเองที่อาจเกิดขึ้นได้

7. สร้างพื้นที่ว่าง ด้วยการดึงความคิดออกจากสมอง

ไอเดียใหม่ ๆ มักเกิดขึ้นในยามที่เราไม่เครียดหรือมีพื้นที่ว่างในหัว เคล็ดลับการสร้างพื้นที่ว่างของมานาบุคือการไม่ถือสิ่งต่าง ๆ ไว้กับตัวเองนาน ให้โยนออกไปไม่ว่าจะด้วยวิธีการเขียนลงกระดาษ จดใส่โน้ตในโทรศัพท์ หรือการบอกให้คนอื่นทราบ เพราะการมีเรื่องสุมอยู่ในหัวมากเกินไปจะทำให้ไอเดียไม่เกิด แต่การบันทึกเอาไว้ภายนอกก็จะเป็นประโยชน์ในแง่ที่อาจเป็นไอเดียอันเหมาะสมแก่งานชิ้นใดชิ้นหนึ่งได้

8. มัลติทาสก์คือการทำทีละอย่าง

การคิดหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน อาจทำให้เราเสียสมาธิ แต่ในเมื่อมีงานหลายอย่างที่ต้องทำ เราจึงต้องจัดแบ่งสัดส่วนในกล่องเวลาให้ดี ด้วยการทำความเข้าใจใหม่ว่ามัลติทาสก์ไม่ใช่การทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน แต่คือการจดจ่อกับสิ่งหนึ่งแล้วจึงเปลี่ยนไปทำอีกสิ่งหนึ่ง

9. การดำเนินงานแบบทีม คือการรักษาสัญญา

มานาบุเชื่อว่าการทำงานหรือสิ่งใดสิ่งหนึ่งล้วนคือการรักษาสัญญาอะไรบางอย่าง และมุ่งหน้าไปในทิศทางนั้น ในเมื่อการทำงานร่วมกันต้องมีข้อตกลงต่าง ๆ เกิดขึ้น มานาบุจึงมักคิดว่านี่ไม่ใช่แค่การทำงานแบบทีมเท่านั้น แต่เป็นสัญญาระหว่างบุคคลกับบุคคล ซึ่งการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา การหมั่นตรวจทานความเข้าใจให้ตรงกันและความสัมพันธ์ที่ดีของคนในทีมจะช่วยเสริมให้การรักษาสัญญาเป็นไปได้มาก

10. หมั่นอัปเดตแผนการทำงาน

ใน การวางแผนการทำงาน ต้องอาศัยความสามารถในการคิดจินตนาการและคาดการณ์ แต่ไม่มีใครคาดการณ์ได้สมบูรณ์แบบไปเสียทุกอย่าง จึงมักมีเรื่องที่ไม่ชัดเจน และสิ่งที่อาจเข้ามาแทรกปะปนอยู่เสมอ ฉะนั้นสิ่งสำคัญคือการหมั่นตรวจสอบ อัปเดตและแก้ไขแผนการทำงานให้เหมาะสมอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น การวางแผนการทำงาน ส่วนตัวหรือแบบทีม เราก็ต้องรู้จักผสมผสานความยืดหยุ่นเข้ากับความเคร่งครัดให้เป็น

Fact File

• วิชาวางแผนการทำงาน สิ่งสำคัญที่ไม่มีใครเคยสอน, มานาบุ มิซุโนะ เขียน, อาคิรา รัตนาภิรัต แปล, สำนักพิมพ์ช็อร์ตคัต 
• ผลงานการออกแบบของ มานาบุ มิซุโนะ เว็บไซต์ http://gooddesigncompany.com/